Dieses Modul ermöglicht das Einlesen von HBCI - fähigen Bankkonten, MT940 formatierten Exporten und OFX (CH) Banken.
Modul Onlinebanking
HBCI
Damit etope Konten verwalten kann, benötigen Sie die kostenlose DDBAC Schnittstelle. Gehen Sie hierzu auf die folgende Website (https://bs-ag.com/produkte/ddbac) und laden Sie sich die DDBAC.EXE herunter.
Installieren Sie das Programm und bestätigen Sie alle notwendigen Angaben. Starten Sie nach der Installation etope neu. Wechseln Sie in das Modul Onlinebanking. In der oberen Menüleiste finden Sie den Button Bankkonten einlesen (HBCI). Klicken Sie hierauf und wählen Sie den Menüpunkt Bankkonten einrichten. Sie erhalten nun eine Liste bereits eingerichteter Bankingkontakte. Fügen Sie nun beliebig viele Kontakte hinzu. Verlassen Sie das Fenster und klicken Sie in etope erneut auf Bankkonten einlesen (HBCI). Sie erhalten nun eine Liste der eingerichteten Konten. Wählen Sie das gewünschte Konto aus und warten ab, bis etope die Transaktionen eingelesen hat. Das Programm wird automatisch mit vorgegebenen Kriterien versuchen passende Bestellungen zu finden und vorzuschlagen.
OFX / CH
Klicken Sie auch hier auf Bankkonten einlesen (OFX/CH) und wählen Sie Bankkonten einrichten. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie in der Liste den entsprechenden Kontentyp aus. Vervollständigen SIe die nötigen Informationen und speichern Sie die Angaben. Verlassen Sie das Fenster und klicken Sie in etope erneut auf Bankkonten einlesen (OFX/CH). Sie erhalten nun eine Liste der eingerichteten Konten. Wählen Sie das gewünschte Konto aus und warten ab bis etope die Transaktionen eingelesen hat. Das Programm wird automatisch mit vorgegebenen Kriterien versuchen, passende Bestellungen zu finden und vorzuschlagen.
Hinweis:
Einige Spalten sollten in der Übersicht auf jeden Fall eingeblendet sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Spalten einrichten im Kontextmenü.
Wichtige Spalten:
Gebucht (hbci_orderdone)
Gefunden Artikel (hbci_canorderfirstitem)
Gefunden Name (hbci_canordername)
Diese Spalten helfen Ihnen die automatischen Ergebnisse und Vorschläge seitens etope zu sehen.
Funktionen im Überblick
Abgleich manuell starten
Markieren Sie einen oder mehrere Datensätze, die nicht zugeordnet wurden. Führen Sie die Funktion aus, damit etope erneut nach eingestellten Kriterien prüft, ob passende Bestellungen vorhanden sind. Ist die Suche erfolgreich, werden Ihnen in den oben genannten Spalten positive Ergebnisse angezeigt. Werden mehr als eine Bestellung gefunden, erhalten Sie lediglich den Hinweis wie viele Ergebnisse gefunden wurden.
Buchen
Mit dieser Funktion buchen Sie eine vorgeschlagene Transaktion. Bitte beachten Sie, dass der Vorschlag übereinstimmen muss, also eine Bestellungen in den Spalten angezeigt wird. Ist der überwiesene Betrag zu wenig, wird die Transaktion nicht als "Bezahlt" markiert. Das Buchen ist NICHT notwendig, wenn Sie Transaktionen manuell zuweisen.
Manuelles zuweisen
Werden Transaktionen nicht gefunden, können Sie diese manuell zuweisen. Klicken Sie hierzu eine Transaktion doppelt an. Im unteren Bereich finden Sie den Abschnitt „Zuordnung“, mit der Sie eine Bestellung auswählen können. Nachdem Sie speichern, wird automatisch ein Karteieintrag vorgenommen und der eingegangene Betrag verrechnet. Stimmen die Summen überein, wird die Bestellung als bezahlt markiert.
Abgleichkriterien
Hier können Sie frei nach Ihren Bedürfnissen Kriterien festlegen, nach denen Bestellungen bzw. Produkte gesucht werden sollen. Legen Sie nicht zu viele an, da sonst der Abgleich zu lange dauert. Im Bildbeispiel wird z.B. einmal nach der UserID, nach dem Nachnamen + Artikelnummer oder nur Artikelnummer gesucht.
Abgleichkriterien
Klicken Sie auf den Button Variablenliste anzeigen, um zu sehen welche Kürzel / Felder zu Verfügung stehen.
Diese können Sie per Doppelklick übernehmen.
Legen Sie Kombinationen an, vermeiden Sie alleinstehende Kürzel wie z.B. nur den Nachnamen, da ansonsten zu viele Bestellungen gefunden werden. Wenn Sie einen eigenen Verwendungszweck nutzen, können Sie hier auch die Freifeldkombinationen hinterlegen.