Dokumentenvorlage erstellen

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Um Vorlagen für Rechnungen oder Lieferscheine zu erstellen, öffnen Sie zuerst das Modul Bestellungen.


Modul Bestellungen

Klicken Sie auf Dokument > Dokumentenvorlagen bearbeiten.


Dokumentenvorlagen bearbeiten

 
HINWEIS: Sie können für jedes andere Modul Dokumentenvorlagen erstellen. Sie müssen dazu in das gewünschte Modul wechseln.


In der Vorlagenverwaltung werden Ihnen bereits einige vordefinierte Vorlagen angezeigt.


Neue Dokumentenvorlage erstellen

 

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf Neue Vorlage. Wenn Sie eine der bestehenden Vorlagen verändern möchten, doppelklicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

Möchten Sie eine Vorlage verwenden, aber nicht verändern, so erstellen Sie eine Kopie dieser Vorlage. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Vorlage und wählen Sie Kopie erstellen.

Es öffnet sich nun das Fenster, um eine neue Vorlage zu erstellen bzw. eine bestehende zu bearbeiten. Unter Templatename geben Sie den Vorlagennamen ein, unter der die Vorlage gespeichert werden soll.


Rechnungsvorlage erstellen oder bearbeiten


Möchten Sie, dass das Dokument bei Anwendung gedruckt werden soll, wählen Sie unter Drucker zuweisen den gewünschten Drucker aus.

In Kopien können Sie die Anzahl bestimmen, wie viele Dokumente gedruckt werden sollen.

In Dateiname können Sie optional den gewünschten Dateinamen festlegen. Bitte beachten Sie, dass dieser eindeutig sein muss.

Erstellt wird das Dokument als PDF.

Sie können in diesem Feld auch Kürzel anwenden. Somit haben Sie die Möglichkeit bei Rechnungen im Dateinamen Rechnungsnummer und Kundennummer darzustellen.

Beispiel:
Für Rechnungsdokumente können Sie im Dateinamen folgendes hinterlegen:
Rechnung-$order_rnr$-$order_userid$
Wenn Sie das Feld leer lassen, erstellt etope automatisch einen eindeutigen Dateinamen.

Um die Vorlage zu erstellen bzw. zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Designer.

Es öffnet sich nun der Dokumentendesigner. In diesem können Sie Vorlagen für Rechnungen, etc. erstellen ohne Grundwissen über HTML haben zu müssen.


Dokumentendesigner


Wo finde ich die erstellten Dokumente?

Unter Auswahlmodule -> Listen -> Druckliste finden Sie die erstellten Dokumente.

Dort können Sie Dokumente herunterladen bzw. auch drucken.


Druckliste

Der Dokumentendesigner

Jede Dokumentenvorlage können Sie unterteilen in Bereiche: Kopfzeile, Seitentitel, Auflistung, Zusammenfassung und Fußzeile.

 

  • Kopfzeile: In der Kopfzeile kommen die Informationen hinein, die immer oben am Anfang jeder Seite stehen sollen (z.B. Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, usw.)
  • Seitentitel: Der Seitentitel kommt direkt unter die Kopfzeile, jedoch nur auf die erste Seite. Dies ist nützlich für die Rechnungsadresse des Käufers und für Spaltenbezeichnungen (Menge, Bezeichnung, Einzelpreis, MwSt.-Satz, Gesamtpreis pro Artikel).
  • Auflistung: In der Auflistung werden die Datenbank - Kürzel eingefügt, die Sie für die Produktauflistung benötigen, z.B. $order_products_quantity$ für die Menge. Bei Anwendung der Vorlage werden automatisch in diesem Bereich alle verkauften Produkte aufgeführt.
  • Zusammenfassung: In der Zusammenfassung werden die Kürzel eingefügt, die die Berechnungen aus der Auflistung übernehmen. (Bsp.: Das Kürzel $order_totalnetto$ berechnet den Netto - Gesamtbetrag).
  • Fußzeile: Die Fußzeile enthält die Informationen, welche am Ende des Dokuments aufgeführt werden sollen, z.B. Zahlungsinformationen, Bankverbindung, usw.


Toolbox

Neuer Bereich
Um einen neuen Bereich einzufügen, klicken Sie auf Neuer Bereich. Wählen Sie zuerst Kopfzeile aus. Es wird nun der "Seitenkopf" eingefügt. Mit der Maus können Sie diesen in die gewünschte Größe ziehen.


Kopfzeile einfügen

Neuer Text
Um ein neues Textfeld oder Datenfeld (ein Textfeld ist statisch - das Datenfeld dynamisch) zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Text.


Textfeld einfügen

Klicken Sie nun auf die Stelle, in der das Textfeld angelegt werden soll. Per Drag & Drop lässt sich dieses an die gewünschte Position verschieben. Um die Größe des Feldes zu ändern, klicken Sie dieses einmal an, damit die Markierungen des Feldes angezeigt werden. An den Punkten können Sie mit gedrückter Maustaste das Feld in die gewünschte Größe ziehen.


Textfeld eingefügt

Um ein Textfeld editieren zu können, klicken Sie das Feld einmal mit der Maus an, dass die Markierungen aktiv sind.

Dann geben Sie im linken Bereich unter Freitext oder Datenfeld den gewünschten Text ein. Klicken Sie auf den danebenliegenden Button. Es öffnet sich ein Eingabefenster, indem Sie den gewünschten Text eingeben können. Klicken Sie dann auf OK.


Textfeld editieren

Formatierung eines Feldes
Den Inhalt eines Text- bzw. Datenfeldes können Sie formatieren.

Formatierung eines Felds

Klicken Sie einmal auf das zu bearbeitende Feld. Unter Schriften finden Sie folgende Formatierungen:
  • die Ausrichtung (linksbündig, zentriert und rechtsbündig)
  • für fette, kursive und unterstrichene Schrift
  • Schriftfarbe
  • die Schriftart und Schriftgröße


Das Datenfeld
Ein Textfeld verwenden Sie für einen statischen Text. Ein Datenfeld verwenden Sie, wenn die Felder Daten aus Datenbankfeldern erhalten sollen.

Als Beispiel wollen wir in unserem "Seitenkopf" unsere Firmenadresse mit Datenbankkürzeln einfügen. Hierbei verwenden wir "Benutzerdatenfelder".

Die Benutzerdatenfelder erhalten die Informationen aus der Benutzerverwaltung (siehe Benutzerverwaltung)
Alle Kürzel finden Sie unter Datenbank Kürzel.

Klicken Sie auf Neuer Text. Klicken Sie an die Stelle, wo das Feld angelegt werden soll. Bitte beachten Sie, dass das Textfeld markiert sein muss. Klicken Sie auf Benutzerdatenfeld. 


Benutzerdatenfeld auswählen


Um z.B. den Firmennamen einzufügen, wählen Sie das Kürzel userlist_company aus und klicken auf Auswählen.

Wenn Sie bereits mit den Kürzeln vertraut sind, können Sie diese auch direkt im Feld unter Freitext oder Datenfeld eingeben.

Es gibt die Möglichkeit mehrere Kürzel in ein Feld einzutragen. Bitte beachten Sie, dass dies jedoch nicht bei allen Kürzeln geht. Zum Beispiel können Sie die Kürzel für Vor- und Nachnamen in ein Feld eingeben. Dies ist aus Formatierungsgründen sinnvoll.

In diesem Beispiel sind der Vor - und der Nachname in einem Feld: $userlist_firstname$ $userlist_lastname$

 
HINWEIS: Wenn Sie unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben, können Sie die Kürzel $order_totalvat(19)$ für 19% und $order_totalvat(7)$ für 7% nutzen.
Sie können auch jeden beliebigen Wert für die Zahl 19 oder 7 eingeben: $order_totalvat( %MEHRWERTSTEUERSATZ% )$


Bild einfügen
Um ein Bild einzufügen, markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich, in der das Bild eingefügt werden soll. Klicken Sie auf Neues Bild und dann an die gewünschte Position im Bereich.


Neues Bild einfügen

Es wird ein Platzhalter für das Bild eingefügt. Diesen können Sie wie ein Textfeld per Drag & Drop verschieben und durch Ziehen an den Punkten in der Größe verändern.

Um den Platzhalter zu füllen, markieren Sie diesen und klicken Sie links auf Bild auswählen.


Bild auswählen

Barcode einfügen
Markieren Sie den Bereich, in dem der Barcode erscheinen soll.

Klicken Sie dann auf Neuer Barcode und mit der Maus an die gewünschte Position im aktiven Bereich.


Neuer Barcode

Diesen können Sie wie ein Textfeld per Drag & Drop verschieben und durch Ziehen an den Punkten in der Größe verändern.

Markieren Sie den Barcode, so dass die Markierungen aktiv sind und klicken Sie dann links auf Moduldatenfeld. Wählen Sie dort das gewünschte Kürzel aus.

 

Auflistung
Um eine Auflistung der verkauften Produkte mit Menge, Preis, Bezeichnung, etc. zu erzeugen, benötigen Sie den Bereich "Auflistung".

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Bereich und wählen Sie Auflistung.


Auflistung

Klicken Sie in den neu erstellten Bereich, so dass dieser aktiv ist.

Wählen Sie links unter "Objekteigenschaften" das gewünschte Modul in Daten aus Modul.

Für eine Artikelauflistung einer Bestellung wählen Sie "Bestellte Produkte".


Auflistung bestellter Produkte

Anhand eines Beispiels können wir die Einbindung der Kürzel im Auflistungsbreich am besten erklären:

Nachdem Sie den Bereich erstellt haben und die Moduldatenbank ausgewählt haben, fügen Sie Ihre Kürzel ein.

Erstellen Sie so viele Textfelder, wie Sie an Datenbankvariablen benötigen.

In unserem Beispiel möchten wir eine Auflistung von Menge, Bezeichnung, Einzelpreis, Steuersatz und Gesamtpreis.

  • Für die Menge erstellen Sie ein Textfeld und positionieren dieses an die gewünschte Stelle.
  • Markieren Sie Ihr Feld, dass die Markierungen aktiv sind. Klicken Sie auf Moduldatenfeld und wählen Sie das Feld "order_products_quantity" aus.
  • Für die Artikelbezeichnung erstellen Sie ein weiteres Textfeld und wählen Sie als Moduldatenfeld "order_products_title" aus.
  • Erstellen Sie für Einzelpreis ein Textfeld. Für den Nettoeinzelpreis wählen Sie das Kürzel "order_products_pricenetto".
  • Erstellen Sie für den Steuersatz ein Textfeld. Als Moduldatenfeld wählen Sie "order_products_vat".
  • Als letztes Auflistungskürzel benötigen Sie den Gesamtpreis. In diesem soll eine Berechnung von Menge x Einzelpreis (netto) stattfinden: Erstellen Sie ein Textfeld. Wenn das Textfeld aktiv ist, fügen Sie unter Freitext oder Datenfeld folgende Berechnung ein: calc[$order_products_quantity$*$order_products_pricenetto$]

 

HINWEIS: Wenn Sie festlegen möchten, wie viele Artikel pro Seite aufgelistet werden sollen, können Sie dies im Bereich Auflistung definieren. Markieren Sie den Bereich "Auflistung". Sie können für die erste Seite bzw. für jede weitere Seite separat die Anzahl festlegen. Diese Option finden Sie unterhalb vom Regelwerk.


 

 

Regelwerk
Das Regelwerk dient dazu, dass gewisse Texte bei bestimmten Regeln im Dokument ausgegeben werden sollen.

Möchten Sie zum Beispiel, dass eine Rechnung die per PayPal bezahlt wurde, eine spezielle Textpassage beinhaltet, so müssen Sie das Regelwerk nutzen.

An einem Beispiel ist die Funktion einfach erklärt:

Bei der Zahlungsmethode PayPal soll folgender Text in der Rechnung gedruckt werden:
"Zahlungseingang per PayPal dankend erhalten."

Erstellen Sie ein Textfeld und wählen Sie über Moduldatenfeld das Datenfeld $order_paymentname$.

Markieren Sie das Datenfeld und klicken Sie auf das Pluszeichen unter "Regelwerk".


Regelwerk

Geben Sie den Wert ein, den das Datenfeld haben muss, damit das Regelwerk funktioniert. In unserem Beispiel muss order_paymentname den Wert PayPal haben.

Wenn - Regel

Klicken Sie auf OK und definieren Sie dann was das Feld ausgeben soll.


Dann - Regel

Klicken Sie auf OK. Die neue "Wenn - dann" - Regel ist nun gespeichert und aktiv.

Um eine "Wenn - dann" - Regel wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Datenfeld und auf das Minus - Zeichen unter dem Regelwerk.


"Wenn - dann" - Regel löschen


Weitere hilfreiche Bearbeitungsfunktionen

Objekte kopieren
Sie können Objekte (also Textfelder, Datenfelder, Bilder und Barcodes) kopieren und einfügen.

Markieren Sie hierzu das gewünschte Objekt und klicken Sie im Bereich Bearbeiten auf das Symbol für Kopieren und dann auf das Symbol für Auswahl einfügen.


Auswahl kopieren


Auswahl einfügen

Alternativ können Sie Objekte auch markieren und per Tastenbefehl kopieren und einfügen.

Nutzen sie hier die Tasten STRG + C und STRG + V.

 

Objekte ausschneiden oder löschen
Markieren Sie das gewünschte Objekt, welches Sie ausschneiden möchten und klicken Sie auf das Symbol mit der Schere.

 

Um das Objekt an anderer Stelle wieder einzufügen, wählen Sie wieder das Symbol für Auswahl einfügen.
Alternativ können Sie das Objekt mit STRG + X ausschneiden und per STRG + V wieder einfügen.

Um ein Objekt zu löschen, klicken Sie auf das Symbol mit dem Papierkorb.


Papierkorb

Seitenränder
Wenn Sie Abstände einrichten möchten, geben Sie dies unter Seitenränder in Millimeter an.


Seitenränder

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